Conditions Générales de Participation
Article 1 – Objet
Les présentes Conditions ont pour objet de régir les relations entre les coordinateurs du Printemps des Sciences (ci-après les « Coordinateurs ») et les Organisateurs d’activité.
Elles précisent les modalités de dépôt, de sélection, d’organisation, de mise en œuvre et de valorisation des activités proposées dans le cadre de l’Événement.
Article 2 – Éligibilité des propositions
Peuvent soumettre une proposition :
- toute personne physique majeure ;
- toute personne morale dûment constituée (institution, association, entreprise, établissement scolaire, etc.).
Les activités proposées doivent :
- présenter un contenu scientifique, technique, éducatif ou culturel ;
- s’inscrire dans les objectifs de diffusion et de médiation du Printemps des Sciences ;
- être adaptées à un public non spécialiste (sauf cas particuliers explicitement mentionnés).
Article 3 – Gratuité de participation
Les activités proposées dans le cadre de l’Événement doivent être entièrement gratuites :
- pour le public participant ;
- pour les Coordinateurs et l’organisation de l’Événement.
Aucune participation financière, frais d’inscription, vente obligatoire ou contribution ne peut être exigée des participants ou des Coordinateurs.
Toute activité à visée commerciale ou promotionnelle directe pourra être refusée.
Article 4 – Soumission des activités
Les Organisateurs d’activité soumettent leur proposition via le formulaire officiel en ligne, dans les délais communiqués par les Coordinateurs.
Les informations demandées comprennent notamment :
- description de l’activité ;
- type d’activité et discipline(s) ;
- public cible et accessibilité ;
- durée, capacité et modalités de participation ;
- besoins logistiques et techniques ;
- informations de contact.
Les Organisateurs s’engagent à fournir des informations complètes, exactes et à jour.
Article 5 – Sélection des activités
Les activités sont sélectionnées par les Coordinateurs sur base de critères incluant :
- qualité scientifique et pédagogique ;
- clarté et pertinence pour le public cible ;
- interactivité et valeur de médiation ;
- accessibilité et inclusivité ;
- faisabilité logistique et sécurité ;
- équilibre global de la programmation.
Les Coordinateurs se réservent le droit :
- d’accepter, de refuser ou de proposer des adaptations ;
- de regrouper ou reprogrammer certaines activités.
Une notification est envoyée par email dans un délai raisonnable après clôture de l’appel.
Article 6 – Engagements des Organisateurs d’activité
En cas de sélection, l’Organisateur d’activité s’engage à :
- respecter les valeurs du Printemps des Sciences : accessibilité, rigueur scientifique, inclusion, neutralité et bienveillance ;
- assurer la qualité et la clarté de la médiation proposée ;
- respecter les horaires, lieux et contraintes communiqués ;
- collaborer avec les Coordinateurs pour toute adaptation nécessaire ;
- être présent et ponctuel lors de l’Événement ;
- informer rapidement les Coordinateurs de toute modification ou difficulté.
L’Organisateur veille à adapter, dans la mesure du possible, son activité à différents publics, y compris les publics spécifiques.
Article 7 – Organisation pratique
Les Coordinateurs assurent la coordination générale de l’Événement, notamment :
- la planification globale ;
- l’attribution des espaces ;
- la communication et la promotion.
Les Organisateurs sont responsables :
- de la mise en œuvre concrète de leur activité ;
- du matériel spécifique qu’ils fournissent (sauf accord contraire) ;
- de l’encadrement du public durant leur activité.
Article 8 – Sécurité et assurance
Les Organisateurs d’activité sont responsables :
- de la sécurité des participants dans le cadre de leur activité ;
- du respect des normes en vigueur (sécurité, hygiène, manipulation de matériel).
Ils déclarent être couverts par une assurance responsabilité civile adaptée à leur activité.
Les Coordinateurs ne peuvent être tenus responsables :
- des incidents liés à une activité spécifique ;
- des absences ou du comportement des participants.
Article 9 – Propriété intellectuelle et communication
L’Organisateur d’activité garantit détenir les droits nécessaires sur les contenus fournis (textes, images, supports).
Il autorise les Coordinateurs à :
- utiliser, reproduire et diffuser ces contenus ;
- valoriser l’activité dans les supports de communication (web, presse, réseaux sociaux, etc.) ;
- réaliser des captations (photos/vidéos) à des fins de promotion de l’Événement.
Article 10 – Données personnelles
Les données collectées sont traitées par les Coordinateurs uniquement dans le cadre de l’organisation et de la promotion de l’Événement.
Elles sont conservées conformément à la législation en vigueur (RGPD).
Les Organisateurs disposent d’un droit d’accès, de rectification et de suppression de leurs données.
Article 11 – Annulation et modification
En cas d’empêchement, l’Organisateur d’activité s’engage à prévenir les Coordinateurs dans les meilleurs délais, et au minimum 15 jours avant l’Événement.
Les Coordinateurs se réservent le droit de :
- modifier la programmation ;
- adapter les conditions d’accueil ;
- annuler tout ou partie de l’Événement en cas de force majeure ou de contrainte organisationnelle.
Article 12 – Acceptation des Conditions
La soumission d’une proposition d’activité implique l’acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales de Participation.